Einführung E-Akte im Bereich Soziales

Papierakten gehören damit künftig der Vergangenheit an und auch postalisch eingehende Unterlagen werden durch einen zentralen Dienstleister gescannt und elektronisch bereitgestellt. Die Umstellung wirkt sich positiv auf die SGB XII-Leistungsempfänger aus, denn die digitale Akte verbessert in Zukunft den Service deutlich. Die dafür erforderlichen Schritte werden bereits seit Anfang 2019 durch die bereits erfolgte Einführung der E-Sozialakte in den Jobcentern im Kreis Borken geplant und schrittweise durchgeführt. Zunächst werden die bestehenden Akten gescannt und in eine Software integriert. Anschließend sind die E-Sozialakten jederzeit mit nur einem Klick verfügbar, sodass Auskünfte künftig schneller gegeben werden können – natürlich immer unter Einhaltung des Datenschutzes.

Die betroffenen Bürgerinnen und Bürger sollen dann in der Regel keine Originalunterlagen mehr einreichen, sondern Kopien. Auch für die Verwaltung ergeben sich positive Aspekte: Die eingereichten Unterlagen werden nach einer Aufbewahrungsfrist von acht Wochen durch den Dienstleister datenschutzkonform vernichtet. Postausgänge werden ebenfalls digital an einen Dienstleister übergeben. Dieser übernimmt das Drucken, Falzen, Kuvertieren, Frankieren und Zustellen. Für die Empfängerinnen und Empfänger ändert sich dabei nichts. Die Papierflut minimiert sich folglich, sodass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlastet werden. Auch wird die zum Teil schwierige Raumsituation, die sich in fehlenden Bürokapazitäten begründet, entspannt.

Insgesamt entstehen durch die E-Sozialakte neue Möglichkeiten der interkommunalen Zusammenarbeit der Städte und Gemeinden sowie der Kreisverwaltung. Die digitale Akte ist dabei nur ein erster Schritt und die Basis für weitere Online-Angebote.